AVG / GDPR van CleanJack
Vanaf mei 2018 wordt de AVG in Europa gehandhaafd. Op deze pagina vind u hoe dit invloed heeft op uw organisatie en hoe u met onze software klaar bent om aan de AVG / GDPR te kunnen voldoen.
Over de AVG / GDPR
Privacy is in het huidige informatietechnologietijdperk steeds belangrijker. We willen weten wat er met onze gegevens gebeurt en willen voorkomen dat deze gegevens op straat komen te liggen.
Vanuit de EU is er een privacywet: de General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland en België is deze wet bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet is er gekomen om ons het vertrouwen te geven dat er alles aan doen om onze gegevens niet zomaar te gebruiken voor processen waarvan we geen weet hebben of waarvan we niet willen dat het zomaar op straat komt te liggen.
Vanaf 25 mei 2018 wordt deze wet – die overigens in 2016 al in werking ging – gehandhaafd. Dit betekent dat wanneer u persoonsgegevens verzamelt, u moet voldoen aan de regels van de AVG / GDPR.
Wij vertellen u graag waar CleanJack helpt om u aan deze wet te houden. Want als u niet voldoet aan de regels, dan kunnen de boetes oplopen tot maar liefst vier procent van de jaaromzet.
De AVG/GDPR en CleanJack
Om de gevolgen van deze wet begrijpelijk uit te leggen hebben we dit uitgesplitst in twee onderdelen: Mens en Techniek.
Mens
Gebruikt u software zoals CleanJack, dan verwerkt u hoogstwaarschijnlijk persoonsgegevens. Denk hierbij aan gebruikers van de software, medewerkers van uw organisatie of contactpersonen die u vastlegt in het CRM-systeem. Voor CleanJack spelen met name drie belangrijke pijlers uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een grote rol:
1. Transparantie
U moet betrokkenen op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren over hoe u hun gegevens verzamelt en verwerkt. Dit betekent concreet dat u uitlegt wat u met de data doet, waarom u deze nodig hebt en hoe lang u de gegevens bewaart.
2. Recht om vergeten te worden
Wanneer iemand vraagt om zijn of haar persoonsgegevens te laten verwijderen, bent u verplicht hieraan te voldoen, tenzij u kunt aantonen dat u een gerechtvaardigd belang hebt om de gegevens te bewaren.
3. Meldplicht bij datalekken
Ontstaat er een datalek? Dan moet u dit binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Alleen wanneer u kunt aantonen dat het lek géén risico vormt voor de privacy van de betrokkenen, vervalt deze plicht.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u een persoon direct of indirect kunt identificeren. Denk aan een naam, telefoonnummer, e-mailadres, adresgegevens, foto’s, of een personeelsnummer.
Dus werkt u met dit soort gegevens? Dan is de AVG zonder twijfel van toepassing op uw organisatie.
Bovendien biedt de AVG betrokkenen meerdere rechten. Zo mogen zij hun gegevens laten corrigeren of verwijderen. U moet daarnaast bij elk formulier, elke nieuwsbriefaanmelding of toestemmingstraject precies aangeven waarvoor u de gegevens gebruikt. De toestemming moet specifiek, vrij gegeven en ondubbelzinnig zijn.
Kortom, de AVG vraagt om een bewuste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In de praktijk betekent dit vaak dat u processen moet aanpassen, systemen moet actualiseren en medewerkers moet trainen—zodat uw organisatie AVG-compliant blijft én het vertrouwen van klanten versterkt.
Techniek
CleanJack houdt bij de ontwikkeling van haar software op meerdere punten rekening met de eisen van de AVG / GDPR. Hieronder lees je hoe wij zorgen voor naleving van deze wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming.
Recht om vergeten te worden
Gebruikers kunnen eenvoudig gebruikmaken van hun recht om vergeten te worden. CleanJack biedt hiervoor meerdere opties:
Gegevens blokkeren voor gebruik: Je kunt persoonsgegevens die niet meer nodig zijn, blokkeren. Hierdoor voorkom je dat deze per ongeluk worden geraadpleegd of gebruikt.
Gegevens definitief verwijderen: Het is mogelijk om persoonsgegevens (zoals van een persoon, organisatie of medewerker) volledig te verwijderen. Let op: verwijderen betekent dat de gegevens niet meer terug te halen zijn. Denk hier dus goed over na.
Anonieme verwerking: CleanJack verstuurt data in geanonimiseerde vorm, zodat privacygevoelige informatie goed beschermd blijft.
Dataportabiliteit
De AVG stelt ook eisen aan dataportabiliteit. Dit betekent dat gebruikers hun persoonsgegevens moeten kunnen exporteren, bijvoorbeeld om deze in een andere omgeving opnieuw te gebruiken. CleanJack maakt dit mogelijk met eenvoudige exportfuncties. Zo voldoen we aan de wet én geven we gebruikers de regie over hun data.
Juist gebruik van gegevens
Het gebruik van persoonsgegevens moet altijd in overeenstemming zijn met het doel waarvoor ze verzameld zijn. In CleanJack zorgen we ervoor dat gebruikers alleen toegang krijgen tot informatie die zij daadwerkelijk nodig hebben. Zo hoeft een manager die een verlofaanvraag beoordeelt bijvoorbeeld geen inzage te hebben in het BSN van een medewerker.
Inzicht in datagebruik
Tot slot biedt CleanJack een duidelijk overzicht van waar en hoe persoonsgegevens binnen het systeem worden gebruikt. Dit vergroot de transparantie en maakt het eenvoudiger om controle te houden over datagebruik.
Kortom: CleanJack voldoet aan de AVG door privacy-by-design toe te passen en gebruikers inzicht én controle te geven over hun persoonsgegevens.
Belangrijke pijlers van de AVG
Wat moet u doen en wat doet CleanJack?
1. Maak een overzicht van de verwerkingen
Uw organisatie
Maak inzichtelijk hoe en welke persoonsgegevens uw organisatie verwerkt. Het moet duidelijk zijn welke persoonsgegevens worden gebruikt, met welk doel, waar ze worden opgeslagen en wie er toegang heeft tot die gegevens. Maak een Privacy impact assessment (PIA). Deze is vaak beschikbaar via uw eigen branchevereniging. Volgens de AVG zijn organisaties verplicht om vooraf de risico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen.
CleanJack
In CleanJack kun u zien welk veld een persoonsveld is. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om te zien waar deze gegevens gebruikt worden.
2. Houd rekening met privacy by design & privacy by default
Uw organisatie
Privacy by design houdt in dat je bij het ontwerpen van (nieuwe) producten en diensten rekening houdt met de bescherming van privacygevoelige informatie.
Privacy by default houdt in dat je alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel.
Als organisatie blijf je altijd verantwoordelijk wie, waar en welke gegevens mag verwerken.
CleanJack
Bij het ontwikkelen van (nieuwe) functies houdt CleanJack standaard al rekening met privacy. Aangezien gegevens maar één keer worden opgeslagen in de database en we maar op één manier de rechten beheren, is privacy by design gewaarborgd.
3. Voldoe aan de Meldplicht Datalekken
Steeds vaker maken hackers persoonsgegevens buit en stellen deze beschikbaar om er zelf beter van te worden. Maar ook zonder opzet kunt u data kwijtraken, bijvoorbeeld door het verliezen van een laptop. Dit brengt serieuze ondernemersrisico’s met zich mee. U moet in alle gevallen betrokkenen informeren over het datalek. Daarnaast bent u verplicht om alles te doen om datalekken te voorkomen.
Vraag u daarom af: waar zitten de risico’s binnen uw organisatie? Controleer uw procedures voor het melden en documenteren van datalekken. De AVG verplicht niet alleen tot melding, maar ook tot het vastleggen van elk datalek, zodat de Autoriteit Persoonsgegevens dit kan controleren.
CleanJack
CleanJack helpt u actief bij het voorkomen én registreren van datalekken. U ontvangt standaard een workflow ‘Melding datalek’ om meldingen eenvoudig vast te leggen.
4. Hoe vraag en registreer je toestemming?
Uw organisatie
De nieuwe wetgeving stelt strengere eisen aan de toestemming die mensen moeten geven voor het verwerken van gegevens. Evalueer de manier waarop je mensen toestemming vraagt voor het verwerken van hun persoonsgegevens, maar ook hoe u deze registreert. Je moet kunnen aantonen dat mensen geldige toestemming gaven.
CleanJack
Met partijen die in uw opdracht persoonsgegevens verwerken, sluit u een verwerkingsovereenkomst. Wij sturen u graag een voorbeeld toe.