Documentbeheer
Deel dit bericht op:
Eén centrale plek voor alle contracten, werkinstructies en documenten
Geen losse mappen, zoekgeraakte werkinstructies of verouderde contracten meer. Met CleanJack staan namelijk alle klantspecifieke documenten, VCA-voorschriften en werkprogramma’s veilig in één digitaal systeem. Zo zijn ze direct toegankelijk op kantoor én op de werkvloer.
Wat zijn de voordelen hiervan?
✓ Altijd de juiste versie: Schoonmakers zien zo direct de actuele werkinstructies via de app.
✓ Koppel documenten aan locaties: Documenten zijn automatisch gekoppeld aan de juiste klant of werkplek.
✓ Audit- en AVG-proof: Volledige controle over wie toegang heeft tot gevoelige informatie.
Het probleem vs de CleanJack oplossing
| Uitdagingen in de praktijk | Met CleanJack Centraal Documentbeheer |
| Werkinstructies liggen in papieren mappen op locatie en raken kwijt of vervuild. | Digitale werkinstructies: Ze zijn direct in te zien op de smartphone of tablet van de medewerker. |
| Onduidelijkheid bij de schoonmaker over speciale klanteisen of protocollen. | Gekoppeld aan het object: Bij het inklokken op locatie heb je direct het juiste werkprogramma bij de hand. |
| Contracten en SLA-afspraken staan verspreid over e-mails en harde schijven. | Centrale kantoor-omgeving: Eén dossier per klant met contracten, bijlagen en werkbonnen. |
| Geen bewijs bij kwaliteitcontroles of veiligheidsaudits. | Directe compliance: Altijd aantonen dat instructies, veiligheidsbladen en protocollen zijn gedeeld. |
Belangrijkste functionaliteiten
Centrale opslag per klant en locatie
Koppel documenten direct aan een specifiek project, pand of opdrachtgever. Zodra een leidinggevende of schoonmaker een locatie selecteert, zijn alle relevante stukken direct zichtbaar:
Contracten en SLA-afspraken
Objectspecifieke werkprogramma’s
Plattegronden en sleutelprotocollen
Werkinstructies direct op de werkvloer
Voorkom miscommunicatie en kwaliteitsproblemen. Schoonmakers openen via de CleanJack app eenvoudig hun dagelijkse werkinstructies, inclusief instructievideo’s of veiligheidsvoorschriften (zoals HACCP of VCA).
Welke middelen en materialen te gebruiken
Specifieke periodieke taken
Veiligheids- en hygiëne-instructies
Werkbonnen, rapportages en opleveringsdocumenten
Het werk is gedaan? Koppel uitgevoerde taken, foto’s van de oplevering en afgetekende werkbonnen direct aan het locatiedossier. Zo ontstaat een waterdicht digitaal archief dat direct gebruikt kan worden voor facturatie of klantrapportages.
Rechten- en autorisatiebeheer
Beheer nauwkeurig wie wat mag zien. Geef rayonleiders toegang tot de volledige klantdossiers, terwijl medewerkers op de vloer alleen de werkinstructies zien die voor hun dienst van belang zijn.
Hoe het werkt in 3 simpele stappen
Upload en koppel op kantoor
Upload contracten, werkinstructies en veiligheidsbladen in het online CleanJack dashboard en koppel ze aan de juiste klant of locatie.
Direct beschikbaar voor het team
Medewerkers klokken in op locatie en krijgen via de CleanJack App direct toegang tot de meest recente instructies.
Altijd overzicht en audit-ready
Wijzigt er iets in het contract of werkprogramma? Pas het centraal aan en iedereen werkt direct volgens de nieuwe afspraken.
Waarom CleanJack?
“Schoonmaakbedrijven willen geen ingewikkelde administratie, maar rust en overzicht. Door documenten direct te koppelen aan locaties en urenregistratie, ontstaat er één sluitend systeem voor kantoor én werkvloer.”
Naadloze integratie: Koppel documentenbeheer direct aan je planning, urenregistratie en digitale logboek.
Minder fouten: Iedereen werkt altijd met de meest actuele versie. Zo heb je nooit meer verouderde papieren werkprogramma’s.
Transparantie naar de klant: Toon bij vragen of audits direct aan welke afspraken er gelden en hoe deze zijn uitgevoerd.
Veel gestelde vragen
Ja, veiligheids- en materiaalbladen kunnen direct bij de betreffende locatie of het project worden geüpload. Hierdoor hebben medewerkers op de werkvloer bij incidenten of controles direct toegang tot de juiste veiligheidsinstructies via de app.
Je kunt de meest gangbare bestandsformaten uploaden, zoals PDF, Word-documenten (DOCX), Excel-bestanden (XLSX) en afbeeldingen (JPG, PNG). PDF is de aanbevolen indeling voor werkinstructies, zodat de opmaak op elk apparaat hetzelfde blijft.
Absoluut. Alle documenten worden versleuteld opgeslagen op beveiligde Europese servers. Dankzij het gedetailleerde rechtensysteem voorkom je dat gevoelige persoonsgegevens of contractvoorwaarden bij onbevoegden terechtkomen.
Ja, als je dat wilt wel. Je kunt specifieke documenten (zoals kwaliteitsrapportages, goedgekeurde werkbonnen of de SLA) klaarzetten voor de klant via het klantenportaal, wat zorgt voor maximale transparantie.
Ja. Documenten en werkinstructies die recent zijn geopend of gekoppeld aan de actieve dienst, worden lokaal opgeslagen in de CleanJack App. Zo heeft de schoonmaker ook bij een wegvallende verbinding (bijvoorbeeld in een kelder) toegang tot het werkprogramma.
Nee, binnen CleanJack kun je onbeperkt contracten, protocollen en werkinstructies koppelen aan je locaties en projecten. Zo bouw je zonder extra kosten een compleet digitaal archief op.